De btw-regelgeving voorziet evenwel in de mogelijkheid om een teruggaaf van de btw te claimen wanneer, onder meer, de volgende situaties zich voordoen:
- De overeenkomst met de klant wordt verbroken vóór de levering van het goed of de uitvoering van de dienst heeft plaatsgevonden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een voorschotfactuur werd uitgereikt door de leverancier/dienstverrichter, welke onbetaald is gebleven alvorens enige prestatie werd verricht;
- De overeenkomst wordt minnelijk of door een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing vernietigd of ontbonden, meer bepaald wegens de niet-betaling van de prijs door de klant;
- Het staat vast dat de schuldvordering van de prijs geheel of ten dele is verloren gegaan, zonder dat de overeenkomst wordt vernietigd of ontbonden. Dit is het geval wanneer de klant zich in een faillissement of gerechtelijke reorganisatie bevindt, maar in de praktijk wordt ook ruimer aanvaard dat het verlies van de schuldvordering vaststaat wanneer deze wordt ingeschreven op de rekening “Verlies en winst” (in dit kader volstaat het niet dat de vordering wordt ingeschreven onder “Provisie voor dubieuze debiteuren”). De leverancier/dienstverrichter zal het verlies van de schuldvordering ook moeten bewijzen d.m.v. alle mogelijke feiten of rechtsmiddelen (bijv. emailverkeer, herhaaldelijke aanmaningen, etc.).
Belangrijk: behalve in de situatie van een faillissement van uw klant dient u in principe in elk van de voorgaande gevallen als leverancier of dienstverrichter een creditnota uitreiken aan uw klant, waarop het bedrag van de teruggevraagde btw wordt vermeld.
Indien uw klant op een later tijdstip toch tot betaling zou overgaan, zal u de btw over de ontvangen bedragen alsnog moeten overmaken aan de Belgische schatkist.
Bij niet-betaalde facturen voor de levering van goederen of diensten aan particulieren is de situatie enigszins anders. In principe bent u verplicht om pas de btw af te dragen op het ogenblik waarop de particuliere klant de factuur betaalt, tenzij in gevallen waar u verplicht facturen dient uit te reiken (zie supra). Indien u reeds btw zou afgedragen hebben op verkopen aan particulieren die worden geannuleerd, is teruggaaf mogelijk maar wordt dit in principe gekoppeld aan een verplichting tot terugbetaling van dit bedrag aan de particuliere koper.
Indien u vragen hebt bij dit onderwerp kan u contact opnemen met de auteurs van dit artikel.