In veel gevallen wordt voor of na een notariële schenking van roerende goederen gekozen voor een controlestructuur zoals bijvoorbeeld een maatschap. De schenkingsakte wordt verleden voor een Belgische of buitenlandse notaris. In andere bijdragen op onze website is ingegaan op de vraag onder welke omstandigheden dit kan gebeuren in tijden van Corona bij een Belgische of Nederlandse notaris.
De ondertekening van de oprichtingsakte van de maatschap gebeurt gewoonlijk ofwel thuis, ofwel (onderhands) bij de notaris. De Belgische Federatie van het Notariaat deelde mee dat de ondertekening van onderhandse documenten op het notariskantoor maximaal moet vermeden worden en moet vervangen worden door ondertekening per postuitwisseling of per mail. Om te vermijden dat de (meestal) talrijke originelen van de oprichtingsakte van de maatschap van partij naar partij moet worden verstuurd per post, is de elektronische oprichting een goed alternatief.
In ons Belgisch recht zijn er al geruime tijd bepalingen opgenomen betreffende elektronische overeenkomsten en de elektronische handtekening. Ook een Europese Verordening regelt de materie.
Voor onderhandse documenten is sinds 2001 een handgeschreven handtekening niet meer noodzakelijk. Het is mogelijk dat elke partij zijn elektronische handtekening onder een overeenkomst plaatst. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de bewijswaarde van zo’n elektronische handtekening.1
Er bestaan verschillende wijzen van elektronische handtekening, gaande van een eenvoudige scan van de handgeschreven handtekening tot meer geavanceerde wijzen. Niet allemaal voldoen ze echter aan de wettelijke vereisten. Enkel de zogenaamde gekwalificeerde handtekening heeft dezelfde bewijswaarde als een handgeschreven handtekening en verdient dus de voorkeur voor de oprichting van een maatschap.
Dit veronderstelt evenwel de (eenmalige) installatie van specifieke software op de eigen pc en het gebruik van gekwalificeerde certificaten uitgereikt door erkende providers (bv. itsme, Certipost) die gekoppeld worden aan de e-ID. Een e-reader en de code van de e-ID zijn dus ook nodig. Eens geïnstalleerd, kunnen de partijen de oprichtingsakte van de maatschap in Pdf-formaat ondertekenen en mailen aan elkaar. Wijzigingen aan het document die aangebracht worden na de ondertekening, zijn steeds traceerbaar. Het is ook belangrijk de elektronisch ondertekende maatschap digitaal te bewaren.
Indien u vragen hebt bij dit onderwerp kan u contact opnemen met de auteurs van dit artikel.
1 Opdat de elektronische handtekening als bewijs kan gelden van een overeenkomst, moeten de voorwaarden van artikel 1322 Burgerlijk Wetboek vervuld zijn, wat inhoudt dat de handtekening aan een persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont. Artikel 1322 BW geldt nog tot 1.11.2020, daarna treedt het nieuwe Boek 8 “Bewijs” in het Burgerlijk Wetboek in werking. Alle overeenkomsten die vanaf die datum worden gesloten, vallen onder de vernieuwde bepalingen inzake bewijs. Voor wat betreft de elektronische handtekening betekent dit vooral een verduidelijking van de wet.